Лекция 8.Характеристика и назначение автоматизации офиса
Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса (Рис.9) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала, а лишь дополнить ее.
Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда.
Информационная технология автоматизированного офиса (электронный офис) - это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри фирмы, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и обработки информации.
Офисные компьютерные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и других работников, связанных с обработкой больших объемов различных документов. Кроме этого использование технологии автоматизации офиса позволяет улучшить принимаемые менеджерами решения в результате более оперативной и достоверной информации, что в свою очередь способно обеспечить экономический рост фирмы.
Информация из
систем
 |
|||
 |
|||
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||||
 |
Рис.9.Основные компоненты автоматизации офиса
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображения, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.
Основные компоненты
Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе БД концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы. Информация в базу данных может поступать из внешнего окружения фирмы. Информация из БД поступает на вход компьютерных приложений. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает сотрудникам фирмы связь друг с другом и с другими фирмами.
Полученная из базы данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.
Ранее мы рассмотрели такие компоненты, как текстовый и табличный процессоры и электронная почта. Остановимся на остальных компонентах автоматизированного офиса.
Аудиопочта – это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его по телефону и также по телефону получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство, преобразующее аудиосигнал в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта реализуется в компьютерной сети и может использоваться для группового решения проблем. Для этого при отправлении сообщения необходимо указать список получаелей.
Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является ее простота.
Электронный календарь предоставляет возможность использования компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием сотрудников фирмы. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты и является ее составной частью.
Система дополнительно дает возможность получить доступ к календарям других менеджеров и может автоматически согласовать время встречи. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.
Компьютерные конференции используют вычислительные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может намного превышать аудио- и видеоконференцию.
Телеконфернция включает в себя все три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решения, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:
- создание файлов видеотекста на своих ПК;
- заключение договора со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста;
- заключение договора с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста в настоящее время очень популярен. Во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста.
Хранение изображений позволяет длительное время хранить большое количество документов. Хранится не сам документ, а его образ в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненной в цифровой форме изображение может быть в любой момент времени быть выведено на экран или принтер.
Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более двух человек.
Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками
Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также инее требует компьютера. В процессе видеоконференции все участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телеэкране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается и звук.
Наиболее часто используются следующие конфигурации построения видеоконференций:
- односторонняя видео- и аудиосвязь (сигналы идут только в одном направлении);
- односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь;
- двухсторонняя видео- и аудиосвязь.
Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом конце.
